Το λιοντάρι και το μυρμήγκι…



 
Κάθε μέρα, ένα μικρό μυρμήγκι πήγαινε από νωρίς στη δουλειά του και άρχιζε να δουλεύει.

Ήταν πολύ χαρούμενο που εργαζόταν και παρήγαγε.

Ο διευθυντής του, το λιοντάρι, είχε εκπλαγεί βλέποντας το μυρμήγκι να εργάζεται χωρίς να το επιτηρεί κανείς.

«Αν παράγει τώρα τόσο πολύ, φαντάσου πόσο περισσότερο θα παράγει με έναν προΐστάμενο που να το επιτηρεί» σκέφτηκε το λιοντάρι. 

Προσέλαβε, λοιπόν μια κατσαρίδα που είχε πολύπλευρη εμπειρία ως προϊσταμένη και ήταν πασίγνωστη για τις εξαιρετικές διοικητικές εκθέσεις που έγραφε.

Το πρώτο βήμα της κατσαρίδας ήταν να τοποθετήσει ένα ρολόι εισόδου-εξόδου για να παρακολουθεί το ωράριο εργασίας.

Χρειάστηκε επίσης μια γραμματέα για να την βοηθάει να γράφει και δακτυλογραφεί τις διοικητικές της εκθέσεις.

Προσέλαβε επίσης μια αράχνη για να φροντίζει το αρχείο και να παρακολουθεί και συντονίζει όλα τα τηλεφωνήματα.

Το λιοντάρι ήταν ενθουσιασμένο με τις διοικητικές εκθέσεις της κατσαρίδας και της ζήτησε να φτιάξει γραφήματα που να περιγράφουν τους ρυθμούς παραγωγικότητας και να αναλύουν τις πιθανές μελλοντικές τάσεις, έτσι ώστε να τα παρουσιάζει στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου.

Η κατσαρίδα για να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του διευθυντή έπρεπε  να αγοράσει έναν ηλεκτρονικό υπολογιστή, έναν εκτυπωτή laser και…

προοσέλαβε μια μύγα να φροντίζει τον τεχνικό τομέα της πληροφορικής.

Το μυρμήγκι, που πριν ήταν παραγωγικό και ανέμελο, μισούσε αυτή την νέα πληθώρα γραφειοκρατείας και συναντήσεων στα οποία ξόδευε τον περισσότερο από τον χρόνο του.

Ο διευθυντής συμπέρανε ότι ήταν η κατάλληλη στιγμή να βάλει ένα άτομο υπεύθυνο του τμήματος όπου δούλευε το μυρμήγκι. 

Η θέση δόθηκε στον τζίτζικα, ο οποίος, το πρώτο πράγμα που έκανε ήταν να αγοράσει ένα χαλί και μια εργονομική πολυθρόνα για το γραφείο του.

Ο τζίτζικας χρειάστηκε έναν ηλεκτρονικό υπολογιστή και μια γραμματέα, που την έφερε από το προηγούμενο τμήμα όπου δούλευε, για να τον βοηθάει να προετοιμάζει  το «Σχέδιο ελέγχου στρατηγικής βελτιστοποίησης εργασίας και οικονομικών».

Το τμήμα όπου δουλεύει το μυρμήγκι έχει μετατραπεί τώρα σε ένα χώρο κατήφειας, όπου κανείς δεν γελά πια και όλοι εκνευρίζονται με το παραμικρό.

Τότε ακριβώς ο τζίτζικας πείθει το λιοντάρι ότι είναι απολύτως απαραίτητο να αρχίσει μια μελέτη περιβάλλοντος του χώρου εργασίας.

Το λιοντάρι επανεξετάζει τις εκτιμήσεις για τη λειτουργία του τμήματος όπου εργάζεται το μυρμήγκι και αποκαλύπτεται ότι η παραγωγικότητα είναι πολύ μικρότερη από πριν.   

Το λιοντάρι αποφασίζει να προσλάβει την κουκουβάγια, μια φημισμένη σύμβουλος αναγνωρισμένου κύρους, για να προβεί στη διενέργεια μια ανάλυσης και να προτείνει λύσεις.  

Η κουκουβάγια μετά από τρεις μήνες μελέτης στο τμήμα, κατέληξε, με μια τεράστια έκθεση μερικών τόμων, ότι: το τμήμα ήταν με «πλεονάζον προσωπικό«.   

Μαντέψ’τε ποιον απέλυσε το λιοντάρι…

Φυσικά το μυρμήγκι, λόγω» έλλειψης κινήτρων και αρνητικής στάσης»

 
 
 
 
 

Αν μεταφέρει κανείς τον εν λόγω μύθο στον κόσμο της εργασίας, μπαίνει στον πειρασμό να τον θεωρήσει ως ένα καλό παράδειγμα του «γιατί ο διαχειριστής πρέπει να εξουσιοδοτήσει το κάθε μέλος της ομάδας που μπορεί να κάνει τη δουλειά αποτελεσματικά και δεν πρέπει να επιβαρύνεται με υπερβολική γραφειοκρατία και διοικητικά καθήκοντα τα οποία χρησιμεύουν μόνο για να δικαιολογήσει και να αποδείξει τις δράσεις που έχουν ληφθεί παρά τα αποτελέσματα που έχουν επιτευχθεί«.

Πράγματι, όπως όλοι γνωρίζουμε, το ποσό των εκθέσεων και των διοικητικών καθηκόντων που απαιτούνται από μια οργάνωση είναι αντιστρόφως ανάλογο προς την αποτελεσματικότητα της εν λόγω οργάνωσης. Όσο περισσότερες αναφορές απαιτείται να κάνεις σε έναν οργανισμό, τόσο πιο εύκολο είναι να συμπεράνεις ότι η απόδοση είναι χαμηλή.

Τα αποτελέσματα μιλούν από μόνα τους ενώ η έλλειψη αποτελεσμάτων φαίνεται πάντα να χρειάζεται δικαιολογίες!

Ωστόσο, στον παραπάνω μύθο, πρέπει κανείς να αμφισβητήσει τα κίνητρα του λιονταριού. Αντί να προσπαθεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα του μυρμηγκιού με την προσθήκη περισσότερων μυρμηγκιών (που φαίνεται το λογικό βήμα), ή απλά ζητώντας από το μυρμήγκι να γνωμοδοτήσει στο «τι θα έπρεπε να γίνει για να κάνουμε τα πράγματα καλύτερα» (ακόμη πιο λογικό, αφού το μυρμήγκι βρίσκεται σε καλύτερη θέση να γνωρίζει τι πρέπει να γίνει για τη βελτίωση της παραγωγικότητας, τουλάχιστον αρχικά), χωρίς διαβούλευση με το μυρμήγκι, το Λιοντάρι προσθέτει υπηρεσιακό προσωπικό επειδή υποψιαζόμαστε ότι το λιοντάρι δεν καταλαβαίνει τι κάνει το μυρμήγκι να είναι αποτελεσματικό, ούτε καταλαβαίνει πώς να βελτιώσει τα πράγματα, γιατί αν το έκανε, θα είχε ξεκινήσει ρωτώντας το μυρμήγκι πρώτα!

Όλα τα μέτρα που παίρνει το λιοντάρι αποβλέπουν στον έλεγχο, παρά την ενθάρρυνση και επιβράβευση του μυρμηγκιού. Γιατί;

Μία υποψία είναι ότι το λιοντάρι έχει σύγχυση του ρόλου του και φαίνεται να πιστεύει ότι αν δεν εφαρμόσει έναν ολόκληρο μηχανισμό των ελέγχων που του επιτρέπουν να παρακολουθεί το μυρμήγκι, τότε δεν ανταποκρίνεται στο ρόλο του ως λιοντάρι.

Φαίνεται πράγματι ότι το λιοντάρι νομίζει ότι ο ρόλος του είναι ο έλεγχος και η παρακολούθηση της δραστηριότητας του μυρμηγκιού παρά η απελευθέρωσή του μέχρι να γίνει πιο αποτελεσματικό. Φυσικά, αφού η εργάσιμη ημέρα δεν είναι ατελείωτη (ακόμα και για τα μυρμήγκια), ο χρόνος που απαιτείται για την παραγωγή όλο και περισσότερων εκθέσεων, σημαίνει ότι υπάρχει λιγότερος χρόνος για την παραγωγή και αυτό επιδρά αναπόφευκτα στην παραγωγικότητα του μυρμηγκιού και μακροπρόθεσμα στην αποξένωσή του από το προϊόν που παράγει. Έτσι το μυρμήγκι παγιδεύεται σε ένα φαύλο κύκλο: χαμηλή παραγωγικότητα-περισσότερους ελέγχους-περισσότερες εκθέσεις-λιγότερη παραγωγικότητα κοκ.

Ίσως κάποιος να εκτιμά τη συμπεριφορά του λιονταριού, με τη δικαιολογία ότι έχει τις καλλίτερες προθέσεις. Ωστόσο, ανεξάρτητα από τα κίνητρα, δεν μπορεί κανείς να κατηγορήσει το μυρμήγκι, το οποίο αντιλαμβάνεται τη συμπεριφορά αυτή ως έλλειψη εμπιστοσύνης στις ικανότητές του για να εκτελεί τα καθήκοντά του, διότι αντί να συζητήσει και του ζητήσει  να προτείνει τι πρέπει να γίνει για να βελτιωθεί η παραγωγικότητα, το λιοντάρι κρίνει απαραίτητο να επιβάλει σ ‘αυτόν όλα τα είδη των ελέγχων.

Είναι αλήθεια να απορεί κανείς  γιατί το μυρμήγκι  είναι απογοητευμένο; Όπως το λιοντάρι έχει πάθει σύγχυση ως προς το ρόλο του, είναι να απορεί κανείς που δεν κατανοεί γιατί το μυρμήγκι είναι απογοητευμένο και καταλήγει σε λάθος συμπέρασμα ότι δηλαδή το μυρμήγκι έχει αρνητική στάση λόγω της αδιαφορίας του;

Το «λιοντάρι» επιδιώκει να κατοχυρώσει την εξουσία του, παρά να δώσει έμφαση στις επιδόσεις και επιβάλλει έναν τρόπο διοίκησης και ελέγχου διαχείρισης, η οποία δημιουργεί απογοήτευση στο «μυρμήγκια» του και αυτό με τη σειρά του στο μυαλό του «λέοντος» νομιμοποιεί τη διοίκηση και τον διαχειριστικό έλεγχο λειτουργίας προκαλώντας πρώτα απ’όλα την απογοήτευση. Τι παράδοξο!

Διδάγματα για τους διαχειριστές

Έτσι, υπάρχει ένα μάθημα για τους διαχειριστές εδώ. Ένα σαφές σημάδι της κακής διαχείρισης είναι ότι αυτός / αυτή είναι ένοχος, παίζει το ρόλο του/της λάθος, και θα ξοδεύει περισσότερο χρόνο στον έλεγχο και την παρακολούθηση του»μυρμηγκιού» αντί να το υποστηρίζει και να διασφαλίζει τα μέσα και τους πόρους για να εκτελέσει το μυρμήγκι αποτελεσματικά τα καθήκοντά του.

Οι καλοί διευθυντές, αφοσιώνονται στην υποστήριξη, καθοδήγηση, ανάπτυξη και επιβράβευση των «μυρμηγκιών» τους, διαμορφώνοντας το περιβάλλον που βοηθά τα «μυρμήγκια» τους να έχουν καλύτερη απόδοση και την υποστήριξή τους, όταν κρίνεται απαραίτητο, για να ξεπεραστούν τα εμπόδια που εμποδίζουν την απόδοση. Οι καλοί διευθυντές είτε προσθέτουν περισσότερα μυρμήγκια ή συνεργάζονται με το μυρμήγκι για να κάνουν ένα σχέδιο δράσης για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης. Πάνω απ ‘όλα, οι καλοί διαχειριστές κάθονται με τα μέλη της ομάδας τους στην αρχή του έτους, και συζητούν τους στόχους που τα έξυπνα «μυρμήγκια» τους μπορούν να επιτύχουν και στη συνέχεια συνεργάζονται μαζί τους κατά τη διάρκεια του έτους για να εξασφαλίσουν ότι το μυρμήγκι είναι σε καλό δρόμο. Με άλλα λόγια, το καλό διοικητικό στέλεχος εξουσιοδοτεί το μυρμήγκι να δράσει και στη συνέχεια το αφήνει να εκτελέσει, αλλά ελέγχει τακτικά για να είναι σίγουρο ότι το «μυρμήγκι» εξακολουθεί να είναι σε καλό δρόμο.

Συμβουλές για τους διαχειριστές που θέλουν να είναι «καλά λιοντάρια»:
1. Κατανοείστε το ρόλο σας και παίξετέ τον αποτελεσματικά: αποφεύγετε την πρακτική «εντολή και έλεγχος». Λειτουργήστε ως ηγέτης. Αντιμετωπίστε τους άλλους όπως θα θα θέλατε να σας αντιμετωπίζουν αυτοί.
2. Αφουγκραστήτε τα «μυρμήγκια» σας και ρωτήστε τα πρώτα, πριν να ενεργήσετε αντί αυτών. Να σέβεστε τα μέλη της ομάδας σας και να δείχνετε αυτόν τον σεβασμό. Πάντα να είσαστε δίκαιοι και να συμπεριφέρεστε προς όλους αντικειμενικά και ισότιμα.
3. Βάλτε σαφείς στόχους και να ενθαρρύνετε τα αρμόδια «μυρμήγκια» σας με το να τους λέτε ότι μπορούν να ενεργούν και να πετυχαίνουν τους στόχους αυτούς.
4. Μην ανακατεύεστε και αφήστε τα «μυρμήγκια» σας να εκτελούν. Αποφεύγετε την άμεση παρέμβαση, όταν τα πράγματα πάνε στραβά, αλλά υποστηρίξτε τα «μυρμήγκια» σας για να λύσουν μόνα τους το πρόβλημα.
5. Παρακολουθείτε τακτικά την πρόοδο των στόχων, αλλά όχι υπερβολικά.
6. Δείξτε την εμπιστοσύνη και το σεβασμό σας στα «μυρμήγκια» σας. Παραδεχτείτε τα λάθη σας. Θα κερδίσετε το σεβασμό τους.
7. Υποστηρίξτε και υπερασπιστείτε τα «μυρμήγκια» σας, σε περίπτωση προβλημάτων. Μην κρυβόσαστε πίσω από την ομάδα σας. Αν έχετε αναθέσει μια εργασία, εσεις εξακολουθείτε να είστε υπεύθυνος.
8. Μειώστε τις αναφορές στο ελάχιστο, όσο λιγότερες αναφορές, τόσο το καλύτερο. Να θυμάστε ότι είναι πιο σημαντικό να μιλήσετε στα μέλη της ομάδας σχετικά με το πώς πάει η απόδοσή τους παρά να κρύβεστε πίσω από τις στατιστικές.
9. Διατηρήστε οριζόντια επικοινωνία και μη δημιουργείτε πολλαπλά επίπεδα διαχείρισης, καθώς αυτό θα επιβραδύνει τη λήψη αποφάσεων και θα απογοητεύει τα ευσυνείδητα «μυρμήγκια».
10. Ανταμοίβετε και αναγνωρίζετε τις καλές επιδόσεις. Έπαινείται την καλή απόδοση δημόσια. Αν πρέπει να κάνετε παρατηρήσεις, το κάνετε κατ΄ιδίαν.

Συστάσεις για το γραφείο προσωπικού που θέλει να έχει «καλά λιοντάρια» στον οργανισμό του:

Υπάρχουν επίσης κάποια απλά μαθήματα για Διευθυντές των γραφείων Ανθρώπινου Δυναμικού (γΑΔ). Αντί να προώθούνται πρακτικές διαχείρισης, οι οποίες χρησιμεύουν μόνο για να απογοητεύουν και μπλοκάρουν τα αποτελεσματικά μυρμήγκια στις επιχειρήσεις ή οι οποίες προκαλούν αποξένωση και απογοήτευση, τα γραφεία ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να προωθούν πολιτικές και στρατηγικές που θα παρέχουν στα μυρμήγκια τη δυνατότητα να παρεμβαίνουν αποτελεσματικά και οι οποίες θα τα προωθούν, αναγνωρίζουν και επιβραβεύουν, ανάλογα με την επίδοσή τους.

Εξίσου σημαντικό είναι το γΑΔ να διασφαλίζει ότι τα λιοντάρια στην επιχείρηση κατανοούν τον ρόλο τους και πώς να τον εξασκήσουν, πρέπει να εκπαιδεύουν κάθε λιοντάρι για να παίξει αυτό το ρόλο αποτελεσματικά, και να παρεμβαίνει κάθε φορά που ένα ή περισσότερα «λιοντάρια» μπερδεύουν τους ρόλους τους και στρέφονται σε λειτουργίες «εντολής και ελέγχου» συστηματικά. Σε τελική ανάλυση, κάθε λιοντάρι είναι επίσης ένα μυρμήγκι σε κάποιον μεγαλύτερο κρίκο της αλυσίδας και νοοτροπία «εντολής και ελέγχου»  παράγει μόνο αποξένωση, αποθάρρυνση και απογοήτευση σε όλη την επιχείρηση.

Μερικές συμβουλές για γΑΔ
1. Κάνετε σαφείς τους ρόλους και τις ευθύνες του  διευθυντή: αποβάλλετε διοικητικές λειτουργίες τύπου «εντολής και ελέγχου» και εμπνεύστε τους διαχειριστές σας για να ηγούνται.
2. Επιμορφώστε και δώστε τα απαραίτητα εργαλεία στα διοικητικά στελέχη να παίξουν αυτόν τον ρόλο.
3. Παρεμβείτε σε περίπτωση που ορισμένοι διευθυντές δείχνουν σύγχυση ρόλου ή επανέρχονται συστηματικά σε λειτουργίες τύπου «εντολής και ελέγχου» .
4. Προωθείστε εταιρικές αξίες που εξουσιοδοτούν τους εργαζομένους να ενεργούν στο επίπεδό τους και να δείχνουν πρωτοβουλία.
5. Προωθείστε  μια κουλτούρα που θα ακούει όλους τους εργαζομένους.
6. Δώστε την ευκαιρία στους εργαζόμενους να συνεισφέρουν στους στόχους τους.
7. Προωθείστε μια αντίληψη λιτής  διαχείρισης.
8. Μειώστε τις διοικητικές εκθέσεις στο ελάχιστο.
9. Να αναγνωρίζετε και ανταμοίβετε τις επιδόσεις ως μια συνεργασία μεταξύ του διευθυντή και των εργαζομένων.
10. Εκτιμάτε όχι μόνο τα «λιοντάρια» σας αλλά και τα «μυρμήγκια» σας, γιατί η απόδοση εξαρτάται και από τους δύο.

 
Πηγές
Σχέδια: http://www.slideshare.net/spgoyal/management-in-organizations?src=related_normal&rel=1137993
 
Κείμενο: http://josephnoone.wordpress.com/2010/05/08/the-lion-and-the-ant-some-lessons-for-managers-and-hr/
 
 
 
 
 
 
 

Advertisements